Arkivering av pensumlister fra Leganto

Denne integrasjonen sørger for arkivering av pensumlister fra pensumlistesystemet Leganto til Arkivsystemet Public360.

Her samles all nødvendig informasjon om integrasjonen.

Komme i gang:

Arkivering av pensumlister igang settes Leganto ansvarlige ved organisasjonen. En veiledning for dem er å finne her : https://dok.unit.no/arkivering-av-pensumlister

Følgende informasjon vil de trenge for å sette opp jobben (engangs jobb):

Saksbehandler info : e-postadresse og feide-id til personen i Public360 som skal sette som saksbehandler i saken (Hvis din institusjon ikke bruker feide-id, er det bare å se bort fra det)
E-post varsling : e-postadresse(r) som varsling om status på arkivering vil sendes til. Det er anbefalt å ha med både systemansvarlige for fagsystemet og arkiv med.
Prosjektnummer : Det er mulig (om ønskelig) å oppgi 2 prosjektnummer, en for saken og en for dokumentene. Hvis det er oppgitt prosjektnummer vil saken/dokumentene tilknyttes oppgitt prosjektnummer.

Videre må det meldes til SIKT at institusjonen ønsker å starte med automatisk arkivering slik at vi kan slå på jobben. Dette gjøres ved å sende e-post til kontakt@sikt.no. Bruk lenken her : Klikk her for bestilling

Info til arkivarer:

Denne integrasjonen vil på samme måte som flere andre integrasjoner arkivere dokumentene (i dette tilfellet Pensumlistene) til et felles Emne-sak.

I arkivet vil det opprettes (hvis det ikke finnes fra før) en sak pr Emne. Emne-koden fra FS vil være nøkkelen (Ekstern-id).

Metadataene for opprettelse av den felles Emne-saken finnes her, lenger ned på siden.

Metadataene for dokumenter finnes her, lenger ned på siden.

Detaljert Løsnigsbeskrivelse:

Løsningen består av 2 hoveddeler, innlesing av pensumlistene fra Leganto og arkivering av hver pensumliste til arkivsystemet. Den er komponert etter beste evne utifra brukerhistorier og mapping-dokument fra dokumentasjonsforvaltningen.

Innlesing fra Leganto:

Integrasjonen sjekker jevnlig for eksistens av PDF filer i følgende mappe, på Legantos sftp server.

/home/pensum/arkiv/arkiveres

Filnavn på pensumlister vil være av formen

UE_217_BAM122D_1_2020_HØST_1_0.7585022297399504_BAM122D Ensemble 2 - H20V21(1).pdf

ID’en består av 7 elementer adskilt med underscore. dette bør gjøre det mulig å identifisere institusjon, emne-kode, år og termin

Samtidig vil det leses inn en parameter fil mef følgende sti :

/home/pensum/arkiv/pensumliste_arkivering.json

Paramater filen skal ha følgende format :

{
    "saksbehandler-epost":"christina.elmar@unit.no",
    "saksbehandler-feideid": "chilma@unit.no",
    "epost-varsling": "aaa@uis.no, bbb@uis.no"
    "prosjekt-sak": "ditt-prosjektnummer",
    "prosjekt-dokument": "ditt-prosjektnummer",
}

Hvis overføringen er vellykket, vil PDF filen flyttest til mappen :

/home/pensum/arkiv/arkivert

Ellers vil den havne i mappen:

/home/pensum/arkiv/feilet

Det vil også sendes en e-post til oppgitte e-post-adresse(r) i feltet epost-varsling i paramterfilen. Eposten vil inneholde info om resultat av arkiveringen.

Arkivering i Public360:

Til arkivering skal det brukes en samle-sak for hvert emne. Dette betyr, for hvert-emne vil det eksistere en sak. Hvis ikke vil det opprettes en.

SAK
Tittel	<Emnekode> <Emnetittel>
Tilgangskode	Ugradert
Tilgangsgruppe	Alle/Public
Arkivdel	Sakarkiv
Arkivkode	451
Saksbehandler	Hver institusjon oppgir en saksbehandler gjennom parameterfilen. Hen vil settes som saksbehandler på alle nyopprettede saker.
Status	X -Ikke gjenstand til oppfølging
Prosjekt	Mulighet for å legge prosjekt pr. arkivperiode

DOK.
Dokumenttittel	<Pensumlister> <Emnekode> <Emnetittel> <periode H/V ÅÅÅÅ>
Dokumenttype	Intern notat uten oppfølging
Tilgangskode	Ugradert
Tilgangsgruppe	Alle/Public
Saksbehandler	Samme som saken
Status	Journalført
Prosjekt	Mulighet for å legge prosjekt pr. arkivperiode

Brukerhistorier / Usecase:

User-storiene tar utgangspunkt i at integrasjonen benytter PDF-filer fra Leganto direkte. (Alternativet ville ha vært å bruke Leganto-API).

Som administrator i biblioteksystemet Alma har vi opprettet pensumlister for alle emner som har gått en bestemt termin, for et bestemt emne ett bestemt år.
Som administrator i Alma kan jeg definere et sett med emner som jeg kan kjøre en jobb for å eksportere til PDF. Resultatet legges i et bestemt mappe-tre på SFTP-serveren.
PDF-filene vil ha en navngiving som ser slik ut: UE_203_SA6-410_1_2018_VÅR_1_0.7770285369568677_SA6-410 Politikk styring og endring i utdanningssektoren.pdf (intern ID_Emnekode tittel på emnet)
Når det ligger eksporterte PDF-filer i mappe-treet på SFTp-serveren ønsker jeg at filene skal eksporteres til P360 og arkiveres.
Når PDF’ene er vellykket arkivert ønsker jeg at filene flyttes på SFTP-serveren til en mappe som heter “Arkivert”.
Hvis arkivering av PDF’ene feiler, flyttes de på SFTP-serveren til en mappe som heter “Feillet”.
Det vil uansett resultat, sendes e-post til alle e-postadresser oppgitt i feltet "epost-varsling" (kommaseparert liste)
Som Administrator ønsker jeg kanskje å kunne selv starte arkiveringsjobben, eventuelt at den kjører regelmessig automatisk. Hva jeg ønsker avhenger litt av hvilke opplysninger/parametere som kreves for jobben.
Som administrator trenger jeg å kunne angi noen parametere for arkiveringsjobben; f.eks. saksbehandler, og e-postadresser for varsling av resultatet