Arkivering av e-skjema fra DFØ (Under arbeid, lukket)

Det er flere av e-skjemaene i DFØ-løsningen som medfører arkivplikt, heriblant

søknader om permisjon med innvirkning på pensjonsopptjening,
oppsigelser
sidegjøremål (kun sidegjøremål som kommer i konflikt med den ansattes tilsettingsforhold, og dermed utløser saksbehandling).

Per i dag (1 jan 2023) har DFØ bare API for “søknader om permisjon”, ansattePermisjoner. API for andre skjema må bestilles og implementeres. Dette er utenfor integrasjonsgruppens ansvar/rolle.

Teknisk

API’ene hos DFØ (tilbyder), tilgangstyres gjennom Maskinporten.

1- Oppsett

For å få tilgang til API’et, må organisasjonen (leverandør, de som eier dataene) først opprette en “integrasjon” i Maskinporten.

Pålogging for å se og opprette integrasjoner. (Ikke alle ved en organisasjon har denne tilgangen)

Det problematiske her, bortsett fra å ha tilgang, er å vite navnet på nødvendige scopes for å få tilgang til en bestemt API hos DFØ.

2- Pålogging til API

Pålogging til API, foregår på denne måten. Her er “client”, integrasjonskoden vår.

ansattePermisjoner

Det foreligger foreløpog ingen klar bestilling på hva som skal hentes og arkiveres og heller ingen mapping-dokumentasjon.

Inntil videre jobber vi med å nå fram til API’et og finne ut hva som finnes av data der og da i samarbeid med Arkiv-arbeidsutvalget finne ut om det er nok info.

Utifra dokumentasjon fra DFØ, ser ut som man kan få slike data tilbake :

{
    "AnsattPermisjon": [{
        "id": "05001234",
        "sekvensnr": "5223",
        "permisjonstype": "415",
        "permisjonstypeTekst": "Foreldreperm 80%",
        "fullstendigFravarende": true,
        "prosentArbeidsfor": "20",
        "beskrivelse": "Søker fødselspermisjon med 80% lønn fra 01.10.2020 til 31.05.2021",
        "startdato": "2021-12-19",
        "sluttdato": "2022-06-01",
        "typeSaksbehandling": "9A",
        "typeSaksbehandlingTekst": "Foreldrepermisjon",
        "typeSaksbArsak": "01",
        "typeSaksbArsakTekst": "Foreldrepermisjon m/lønn",
        "vedlegg": false,
        "forsteFravarsdag": "2020-01-01",
        "avregningsdager": "11",
        "avregningstimer": "19"
    }]
}

Notater

Filnavn til dokument skal egentlig hentes fra e-skjema i SAP/DFØ, men vi bruker "Søknad om permisjon: <permisjonstype> - <permisjonstypeTekst>.pdf"

For motatt dato skal egentlig være opprettelsesdato i SAP, men det har vi ikke. Bruker dagens dato inntil videre.

Saksbehandler skal være feltet “Behandles av” som vi ikke får fra DFØ APIet.

Må avklares: Når i tidsløpet skal det arkiveres? Etter godkjenning?

Felt som mangler:

Status på søknad
Godkjenner 1 og 2
Opprettelsesdato i SAP
"Har søkeren vedtak fra NAV eller annen dokumentasjon"
Hvor kan eventuelle vedlegg hentes?
- Finnes vedlegg i eskjemaLog MEN for sikt er både filtype og filinnhold kun “-”
Saksbehandler ("Behandles av" - er denne godkjenner 1 kanskje? Eller noen andre)

Andre spørsmål:

Skal kontakter være skjermet?
Fra APIet kan flere felt for epost (epost, privatepost) og tlf nr (mobilnummer, telefonummer m.m.) hentes. Hvilke felter skal vi bruke? Eventuelt prioritert liste på bruk av felt