Arkivering av eksamensoppgaver og veiledning

1 Innledning
2 Nøkkel info
3 Bakgrunn
4 Interessenter
5 Brukerhistorie
6 Systemer/tjenester
7 Tilgangsstyring og logging
8 Forretningsregler
9 Behandlingstid/responstid og volum
10 Feilhåndtering, konsekvenser av feil og overordnet risikoanalyse
11 Kommentarer

Innledning

Dette er en integrasjon for arkivering av eksamensoppgaver og veiledninger.

Til arkivering benyttes p360-arkiv-appen

Integsasjon lenken: Arkivering av eksamensoppgaver og veiledninger (åpen)

Også studentsynk-integrasjon dokumentasjon mellom FS og Public360 finnes på: https://unit.atlassian.net/wiki/spaces/IPM/pages/979828737/StudentSynk+FS-+P360

Nøkkel info

Initiesering av flyt	scheduled Polling	4 g/år, i starten av semester og ved slutten (for kjøring for semesteret før)
Flyt mønster	semi synkron/batch	Den delen som leser inn fra FS og den delen som leser fra Inspera/WISEflow er egne prosesser og er fra-koblet fra resten. Men den delen som arkiverer går synkront til arkiv-tjenesten
Bruk av meldingskø	Ja, Kafka	Mottar/forbruker webhook-meldinger som skal omdirigeres til eksamenssystemer (Inspera/WISEflow); Publiserer `orgId`, `p360Instance`, `examSysInstance`, `examSys`, `vurderingsId`, `emneNavn`, `SaksbehandlersEpost` og `SakProsjekt` fra FS; Og publiserer `hovedfil`, `vedlegg`, `org`, `instance`, `vurderingsId`, `emneNavn`, `emneKode`, `emneTitle`, `SaksbehandlersEpost` og `SakProsjekttil` til Arkiv P360.
Open API	Nei
IntArk	Ikke brukt

Bakgrunn

Arkivering av eksamensoppgaver og veiledninger er et krav som alle institusjoner skal oppfylle. Oppdraget og bestillingen kommer fra Arbeidsgruppen for dokumentasjonsforvaltning.

Interessenter

Dette er en leveranse til både Arkiv og Digital-eksamen. Kostnadene deles derfor mellom disse 2.

Arkiv har produsert og bestemt den såkalte mappinsdokument som definerer hvordan oppgavene skal arkiveres i arkiv-systemet.

Brukerhistorie

Prøve er gjennomført og ferdigstilt i eksamenssystem, og klar til arkivering. Integrasjon poller FS for alle vurderinger foregående semester og søker opp oppgavesett og vedlegg samt veiledninger i eksamenssystemene (WISEflow og Inspera), og arkiverer disse i arkivsystemet Public360.

Systemer/tjenester

Detaljert liste av alle innvolverte systemer/tjenester Hva utveksler data? Fra hvor / Til hvor?

Tabellen under tar for seg BARE

System	Data	Brukt API (endepunkter)

System	Data	Brukt API (endepunkter)
Config-databasen	Get Slack blacklist	configDB.slack-blacklists
Config-databasen	Get single org
Config-databasen	Get orgs having exam archiving Liste over alle institusjoner med `ArkivEksamenOppgaver.<env>.aktiv` satt til true utgangen inkluderer: FsId, ShortName, ArkivEksamenOppgaver (active, P360Instance, ExamSysInstance, SaksbehandlersEpost, SakProsjek og DokProsjekt) og ExamSystem	MongoDb
Config-databasen	set ArkivEksamenOppgaver	MongoDb
FS (digex-api)	Henter eksamen list info basert på institusjon nummer, eksamensystemet og til/fra dato	https://www.fellesstudentsystem.no/brukersider/teknisk/fsws-dok/rest/digitaleksamen.html#digeks_liste GET: /eksamen/liste/
FS API	Henter emne basert på institusjon (fsId) og emne id	https://api.fellesstudentsystem.no/swagger.html#/koder/getEmner
Inspera	Henter informasjon om en bruker basert på en ekstern bruker-ID (`external-id`) og `instance` (Get test by external id)	GET: /users/external/ https://api.inspera.no/apidoc/#/users/getExternalUserInfo
Inspera	Henter alle relevante metadata for testen gitt av `test-id` og `instance` (Get test by id). Dette vil også inkludere alle relevante kandidatmetadata.	GET: /test/ https://api.inspera.no/apidoc/#/test/getTestMetadata
Inspera	Dette vil se ut som en pdf generert gjennom Inspera-frontend (basert på `test-id` og `instance`), med følgende innstillinger: "No cover, documents autoscored questions, cover, correct answers, max score and large interactions included, page breaks between questions turned on" (Get assessment pdf url).	GET: /test/{testId}/assessment/pdf https://api.inspera.no/apidoc/#/test/schedulePDFExport
Slack	Sender feilmeldinger (inkludert også data på `module-id`og `submodul`, organisasjons `shortName` og `orgId`, `examSystem`, `examSysInstance`, `vurdId`, `fetchFsListDates`, `decodedFsTestId` og `filesToArchive`)	Slack-kanalen (mule-prod)
OAI-databasen	legger auditInfoMap log til databasen	oai-GenAudit
LaaS	`module`	do Index
Amazon S3	Laster opp filer (med `filnavn` hentes fra Inspera/WISEflow) til mapper ('exams-arkiv' bucket).
WISEflow	Henter en liste over flyter med en `sisCode` som samsvarer med spørringsparameteren.	GET: /license/sis/flows/{sisCode} https://europe-apidocs.wiseflow.net/
WISEflow	Henter grunnleggende informasjon for en gitt `flowId` som `name`, `type`, `start` og `end date` man kan bruke til å identifisere flyten.	GET: /flow/{flowId} https://europe-apidocs.wiseflow.net/
WISEflow	Henter tildelingsinformasjon for en gitt `flowId`. Dette endepunktet returnerer informasjon om alle oppdrag i en gitt flyt.	GET: /flow/{flowId}/{assignments} https://europe-apidocs.wiseflow.net/
WISEflow	Henter tilleggsinnhold for en gitt `flowId`. Dette kan være filer eller lenker som er tilgjengelig enten som generelt materiale, innhold for deltakelse, innhold for vurdering eller som dedikerte retningslinjer for `assessor`.	GET: /flow/{flowId}/{content} https://europe-apidocs.wiseflow.net/
Public360	https://sikt.atlassian.net/wiki/spaces/IPM/pages/2365751297
Documaster	https://sikt.atlassian.net/wiki/spaces/IPM/pages/2759688223

Tilgangsstyring og logging

Integrasjonen loger til Humio med detaljert logging av prosessen.
Integrasjonen er knyttet logg-oversikten som vil logge følgende data:
- submodule
- examSystem
- examSysInstance
- p360Instance
- orgId
- vurdId
- env
- fetchFsListDates
- success (true/false)
- errorMessage (hvis aktuelt)
- decodedFsTestId
- filesToArchive
Integrasjonen har ikke noe behov for tilgangstyring

Forretningsregler

Behandlingstid/responstid og volum

Integrasjonen ikke tatt til bruker nå; ingen data!

Feilhåndtering, konsekvenser av feil og overordnet risikoanalyse

Generelt vil status og dermed eventuelle feil være synlig og tilgjengelig for institusjonen via logg-oversikten. Det er også utarbeidet mulighet for at enkelt personer ved institusjonen kan melde seg på for mottak av feilmeldinger på epost daglig.

Videre har vi overvåkning av loggene via Humio for å fange opp feil-situasjoner utenfor institusjonens virkeområde, som f.eks. utilgjengelige API endepunkter og bugs i koden.

Hva skjer ved overload i kø?
- Det skjer ikke. Men om vi skulle, på grunn av noe feil, ikke motta meldingene fra eksamensystemene så kan vi alltids polle igjen
Hva skjer med ufullstendige meldinger?
- De vil feile og det vil vi oppdage i loggene og kan ta aksjon basert på det.
Inneholder meldingene personopplysninger?
- Merk at det utveksles mange “meldinger” mellom ulike systemer i løpet av en integrasjon. Melinger fra eksamensystem inneholder ikke noe persondata, men data vi henter fra FS basert på de meldingene gjør det. Filene vi arkiverer (som kommer fra eksamensystemene) kan også potensielt inneholde personopplysninger.
Noe om viktige feil/situasjoner som må passes ekstra på (som kan ha stor konsekvens) :
- Oppgavene ikke arkiveres (miste meldinger)
- Oppgaver arkiveres med feil info. (feiltolking eller feil logikk)
- Oppgaver arkiveres med feil tilganger

Kommentarer

WISEflow FLOWmulti-oppgaver blir, av arkivtekniske årsaker, arkivert som xml. I enkelte tilfeller går det ikke å omkode og oppgavesettet blir ikke arkivert. WISEflow har en sak på å levere disse oppgavesettene i en arkiverbar form.
Inspera mangler et godt endepunkt for å få tak i veiledninger.