Arkivering av pensumlister

Innledning

Dette er enenkel integrasjon for arkivering av pensumlister fra Legato til arkiv-systemet. Brukerne (av leganto) eksporterer ønskede pensumlister til gitt folder på en SFTP server. Integrasjonen plukker opp filene, samt en konnfig-fil i form av json-fil og sender dem til arkivering.

Til arkivering, benyttes p360-arkiv-appen

Veiledning og virkemåte : Arkivering av pensumlister fra Leganto

Nøkkel info

Initiesering av flyt	Poll-request	Kjører hver time
Flyt møsnter	synkron, batch-jobb	Sjekker om det er lagt ut pensum-lister til arkivering, om det er det, arkiveres de en og en
Bruk av meldingskø	Nei
Open API	Nei
IntArk	Ikke brukt

Oversikt

Bakgrunn

Arkivering av pensumlister er et krav som alle institusjoner skal oppfylle. Oppdraget og bestillingen kommer fra Arbeidsgruppen for dokumentasjonsforvaltning.

Interessenter

Dette er en leveranse til både Arkiv og Bibliotek-tjenesten (ved Asbjørn Risan). Kostandene deles derfor mellom disse 2.

Arkiv har produsert og bestemt den såkalte mappinsdokument som definerer hvordan oppgavene skal arkiveres i arkiv-systemet.

Brukerhistorie

Leganto medarbeider eksporterer pensumlister som ønskes arkivert. Pensumlistene arkiveres autoatisk til riktig sak i Arkiv-systemet.

Systemer/tjenester

Detaljert liste av alle innvolverte systemer/tjenester Hva utveksler data? Fra hvor / Til hvor?
Tabellen under tar for seg BARE

System	Data	Brukt API (endepunkter)
Config-databasen	Henter `fs-inst-id` basert på `orgShortName`	MongoDb
FS API	Henter emne basert på institusjon (fsId) og emne id	https://api.fellesstudentsystem.no/swagger.html#/koder/getEmner
FS API
FS API
FS API
SFTP	Lister filer	file path: /home/pensum/konverter_output/
Amazon S3	Overfører filer (`localFileName` og `fileName`) fra FS til S3 `bucket`	upload file: https://docs.safespring.com/storage/generalinfo/
Amazon S3	Henter filer basert på `localFileName` og `fileName` fra S3 `bucket` (`MediaType`: json, xml eller bin), og get file as “userinput”, get file as “undervisningsAktivitet”, get file as “emneHrefMap”, get file as “orgHrefMap”, get file as “uHref-listHref”, get file as “personMap”, get file as “cpf” og get file as “npf” (create user input) til Leganto	Get file: https://docs.safespring.com/storage/generalinfo/

Tilgangsstyring og logging

Integrasjonen loger til Humio med detaljert logging av prosessen.
Integrasjonen er knyttet logg-oversikten som vil logge følgende data:
- submodule
- examSystem
- examSysInstance
- p360Instance
- orgId
- vurdId
- env
- fetchFsListDates
- success (true/false)
- errorMessage (hvis aktuelt)
- decodedFsTestId
- filesToArchive
Integrasjonen har ikke noe behov for tilgangstyring

Forretningsregler

Behandlingstid/responstid og volum

Integrasjonen ikke tatt til bruker nå; ingen data!

Feilhåndtering, konsekvenser av feil og overordnet risikoanalyse

Generelt vil status og dermed eventuelle feil være synlig og tilgjengelig for institusjonen via logg-oversikten. Det er også utarbeidet mulighet for at enkelt personer ved institusjonen kan melde seg på for mottak av feilmeldinger på epost daglig.

Videre har vi overvåkning av loggene via Humio for å fange opp feil-situasjoner utenfor institusjonens virkeområde, som f.eks. utilgjengelige API endepunkter og bugs i koden.

Hva skjer ved overload i kø?
- Det skjer ikke. Men om vi skulle på grunn av noe feil ikke motta meldingene fra eksamensystemene, vil : Inspera vite om det og sende dem på nytt. Wiseflow: er basert på polling, så vi kan alltid polle igjen
Hva skjer med ufullstendige meldinger?
- De vil feile og det vil vi oppdage i loggene og kan ta aksjon basert på det.
Inneholder meldingene personopplysninger?
- Merk at det utveksles mange “meldinger” mellom ulike systemer i løpet av en integrasjon. Melinger fra eksamensystem inneholder ikke noe persondata, men data vi henter fra FS basert på de meldingene gjør det. Filene vi arkiverer (som kommer fra eksamensystemene) kan også potensielt inneholde personopplysninger.
Noe om viktige feil/situasjoner som må passes ekstra på (som kan ha stor konsekvens) :
- Oppgavene ikke arkiveres (miste meldinger)
- Oppgaver arkiveres med feil info. (feiltolking eller feil logikk)
- Oppgaver arkiveres med feil tilganger (slik at oppgaver som ikke skal være offentlige, arkiveres slik at de blir offentlig synlige)