Arkivering av pensumlister fra Leganto (Under arbeid)

Denne integrasjonen innebærer arkivering av pensumlister fra pensumlistesystemet Leganto til Arkivsystemet Public360.

Løsningsforslag:

Løsningen består av 2 hoveddeler, innlesing av pensumlistene fra Leganto og arkivering av hver pensumliste til arkivsystemet. Den er komponert etter beste evne utifra brukerhistorier og mapping-dokument fra dokumentasjonsforvaltningen.

Saksbehandler:

Det er bestemt at hver institusjon skal oppgi en fast saksbehandler. Vedkommende vil settes som saksbehandler på alle saker og dokumenter.

Innlesing fra Leganto:

Integrasjonen sjekker jevnlig for eksistens av PDF filer i en gitt mappe på gitt sftp server. Filnavn på pensumlister vil være av formen

UE_203_SA6-410_1_2018_VÅR_1_0.7770285369568677_SA6-410 Politikk styring og endring i utdanningssektoren.pdf

ID’en består av 7 elementer adskilt med underscore. dette bør gjøre det mulig å identifisere institusjon, emne, år og termin

Samtidig skal det leses inn en parameter fil fra samme mapp med følgende navn : pensumliste_arkivering.json

Paramater filen skal ha følgende format :

{
    "saksbehandler-epost":"christina.elmar@unit.no",
    "saksbehandler-feideid": "chilma@unit.no",
    "epost-varsling": "aaa@unit.no"
}

PDF filen flyttes umiddelbart til Arkivert mappe når behandlingen starter.

Arkivering i Public360:

Til arkivering skal det brukes en samle-sak for hvert emne. Dette betyr, for hvert-emne vil det eksistere en sak. Hvis ikke vil det opprettes en.

Brukerhistorier / Usecase:

User-storiene tar utgangspunkt i at integrasjonen benytter PDF-filer fra Leganto direkte. (Alternativet ville ha vært å bruke Leganto-API).

• Som administrator i biblioteksystemet Alma har vi opprettet pensumlister for alle emner som har gått en bestemt termin, for et bestemt emne ett bestemt år.

• Som administrator i Alma kan jeg definere et sett med emner som jeg kan kjøre en jobb for å eksportere til PDF. Resultatet legges i et bestemt mappe-tre på SFTP-serveren.

• PDF-filene vil ha en navngiving som ser slik ut: UE_203_SA6-410_1_2018_VÅR_1_0.7770285369568677_SA6-410 Politikk styring og endring i utdanningssektoren.pdf (intern ID_Emnekode tittel på emnet)

• Når det ligger eksporterte PDF-filer i mappe-treet på SFTp-serveren ønsker jeg at filene skal eksporteres til P360 og arkiveres.

• Når PDF’ene er vellykket arkivert ønsker jeg at filene flyttes på SFTP-serveren til en mappe som heter “Arkivert”.

• Hvis arkivering av PDF’ene feiler, flyttes de på SFTP-serveren til en mappe som heter “Feillet”.

• Det vil uansett resultat, sendes e-post til alle e-postadresser oppgitt i feltet "epost-varsling" (kommaseparert liste)

• Som Administrator ønsker jeg kanskje å kunne selv starte arkiveringsjobben, eventuelt at den kjører regelmessig automatisk. Hva jeg ønsker avhenger litt av hvilke opplysninger/parametere som kreves for jobben.

• Som administrator trenger jeg å kunne angi noen parametere for arkiveringsjobben; f.eks. saksbehandler, og e-postadresser for varsling av resultatet