Arkivering av klage og godkjennings saker

Dette dokumentasjonen er ment som en løsningsbeskrivelse for overføringen av klage saker fra FS til Arkivet (Public360).

FS vs FLYT

Noen klage/godkjenningsaker kommer fra FS og noen fra FLYT.

Tabelloversikt over klage/godkjennings-saker og system de kommer fra

For detaljer rundt arkivering fra Flyt, se https://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/brukerdok/flyt/dok/05-arkivering.html

Klagesaker fra FS

Klagesakene fra FS er veldig enkle. De består alltid av bare 2 dokumenter,

1- søknad fra studenten

2- besvarelse på søknaden.

Både søknad og besvarelsen er genererte PDF’er basert data fra FS. Her er et eksempel. XX Knut, har du eksempler ? XXX

Arbeidsflyt

Det første dokumentet som kommer inn for en klage-sak, vil det trigge oppretting av en sak i Public360. Som oftest vil det jo være selve søknaden. (men f.eks. ved oppstart kan det hende man ikke får med seg søknaden, og da vil besvarelsen bli det første og siste dokumentet i saken).

Når besvarelsen kommer inn, vil saken automatisk avsluttes og søknaden vil avskrives med en merknad.

Metadata

Løsningen settes opp slik at følgende meta-data skal kunne spesifiseres av hver enkelt institusjon selv, i FS.

Dette sikrer stor frihet mht. hvordan hver enkelt institusjon velger å sette opp dette selv.

Andre viktige metadata :
Saksbehandler : e-post adressen til saksbehandler sendes fra FS. Saksbehandler settes bestemmes i FS XXX fylles av Knut XXXX

Studenten : studenten legges som avsender på saken og dokumentene.