Page Comparison

Denne integrasjonen innebærer Denne integrasjonen sørger for arkivering av pensumlister fra pensumlistesystemet Leganto til Arkivsystemet Public360.

Her samles all nødvendig informasjon om integrasjonen.

...

Komme i gang:

Arkivering av pensumlister igang settes Leganto ansvarlige ved organisasjonen. En veiledning for dem er å finne her : https://dok.unit.no/arkivering-av-pensumlister

Følgende informasjon vil de trenge for å sette opp jobben (engangs jobb):

• Saksbehandler info : e-postadresse og feide-id til personen i Public360 som skal sette som saksbehandler i saken (Hvis din institusjon ikke bruker feide-id, er det bare å se bort fra det)

• E-post varsling : e-postadresse(r) som varsling om status på arkivering vil sendes til. Det er anbefalt å ha med både systemansvarlige for fagsystemet og arkiv med.

• Prosjektnummer : Det er mulig (om ønskelig) å oppgi 2 prosjektnummer, en for saken og en for dokumentene. Hvis det er oppgitt prosjektnummer vil saken/dokumentene tilknyttes oppgitt prosjektnummer.

Videre må det meldes til SIKT at institusjonen ønsker å starte med automatisk arkivering slik at vi kan slå på jobben. Dette gjøres ved å sende e-post til kontakt@sikt.no. Bruk lenken her : Klikk her for bestilling

Info til arkivarer:

Denne integrasjonen vil på samme måte som flere andre integrasjoner arkivere dokumentene (i dette tilfellet Pensumlistene) til et felles Emne-sak.

I arkivet vil det opprettes (hvis det ikke finnes fra før) en sak pr Emne. Emne-koden fra FS vil være nøkkelen (Ekstern-id).

Metadataene for opprettelse av den felles Emne-saken finnes her, lenger ned på siden.

Metadataene for dokumenter finnes her, lenger ned på siden.

Detaljert Løsnigsbeskrivelse:

Løsningen består av 2 hoveddeler, innlesing av pensumlistene fra Leganto og arkivering av hver pensumliste til arkivsystemet. Den er komponert etter beste evne utifra brukerhistorier og mapping-dokument fra dokumentasjonsforvaltningen.

Saksbehandler:

Det er bestemt at hver institusjon skal oppgi en fast saksbehandler. Vedkommende vil settes som saksbehandler på alle saker og dokumenter.

Innlesing fra Leganto:

...

Innlesing fra Leganto:

Integrasjonen sjekker jevnlig for eksistens av PDF filer i følgende mappe, på Legantos sftp server.

/home/pensum/arkiv/arkiveres

Filnavn på pensumlister vil være av formen

UE_217_BAM122D_1_2020_HØST_1_0.77702853695686777585022297399504_SA6-410 Politikk styring og endring i utdanningssektorenBAM122D Ensemble 2 - H20V21(1).pdf

ID’en består av 7 elementer adskilt med underscore. dette bør gjøre det mulig å identifisere institusjon, emne-kode, år og termin.

Integrasjonen sjekker jevnlig for eksistens av PDF filer i en gitt mappe på gitt sftp server. Filene skal være av formen : 0.8089696072933967_MAN111 Anestesisykepleie I -yrkesutøvelse med medisinsk og naturvitenskapelig grunnlag - H19.pdf (intern ID_Emnekode tittel på emnet)
NB! Foreløpig, forutsettes at Emnekoder ikke inneholder mellomrom. Ellers vil dette bli feil

Samtidig skal

Samtidig vil det leses inn en parameter fil fra samme mapp med følgende navn : mef følgende sti :

/home/pensum/arkiv/pensumliste_arkivering.json

Paramater filen skal ha følgende format :

{
    "emailsaksbehandler-epost":"christina.elmar@unit.no",
    "usernamesaksbehandler-feideid": "chilma@unit.no",
     "aar":2020"epost-varsling": "aaa@uis.no, bbb@uis.no"
    "prosjekt-sak": "ditt-prosjektnummer",
    "terminprosjekt-dokument": "VÅRditt-prosjektnummer",
}

PDF filen flyttes umiddelbart til Arkivert mappe når behandlingen starterHvis overføringen er vellykket, vil PDF filen flyttest til mappen :

/home/pensum/arkiv/arkivert

Ellers vil den havne i mappen:

/home/pensum/arkiv/feilet

Det vil også sendes en e-post til oppgitte e-post-adresse(r) i feltet epost-varsling i paramterfilen. Eposten vil inneholde info om resultat av arkiveringen.

Arkivering i Public360:

Til arkivering skal det brukes en samle-sak for hvert emne. Dette betyr, for hvert-emne vil det eksistere en sak. Hvis ikke vil det opprettes en.

Brukerhistorier / Usecase:

User-storiene tar utgangspunkt i at integrasjonen benytter PDF-filer fra Leganto direkte. (Alternativet er ville ha vært å bruke Leganto-API).

• Som administrator i biblioteksystemet Alma har vi opprettet pensumlister for alle emner som har gått en bestemt termin, for et bestemt emne ett bestemt år.

• Som administrator i Alma kan jeg definere et sett med emner som jeg kan kjøre en jobb for å eksportere til PDF. Resultatet legges i et bestemt mappe-tre på SFTP-serveren.

• PDF-filene vil ha en navngiving som ser slik ut: UE_203_SA6-410_1_2018_VÅR_1_0.80896960729339677770285369568677_MAN111 Anestesisykepleie I -yrkesutøvelse med medisinsk og naturvitenskapelig grunnlag - H19SA6-410 Politikk styring og endring i utdanningssektoren.pdf (intern ID_Emnekode tittel på emnet)

• Når det ligger eksporterte PDF-filer i mappe-treet på SFTp-serveren ønsker jeg at filene skal eksporteres til P360 og arkiveres.

• Når PDF’ene er vellykket arkivert ønsker jeg at filene flyttes på SFTP-serveren til en mappe som heter “Arkivert”. (Dette kan vi ikke gjøre helt uten videre, ikke til å begynne med i hvertfall. Filene vil flyttes med engang jobben er startet. En oversikt over hva som har gått bra og ikke vil komme i logg-oversikten

• Hvis arkivering av PDF’ene feiler, flyttes de på SFTP-serveren til en mappe som heter “Feillet”.

• Det vil uansett resultat, sendes e-post til alle e-postadresser oppgitt i feltet "epost-varsling" (kommaseparert liste)

• Som Administrator ønsker jeg kanskje å kunne selv starte arkiveringsjobben, eventuelt at den kjører regelmessig automatisk. Hva jeg ønsker avhenger litt av hvilke opplysninger/parametere som kreves for jobben.

• Som administrator trenger jeg å kunne angi noen parametere for arkiveringsjobben; f.eks. saksbehandler, år, termin etc.og e-postadresser for varsling av resultatet