Page Comparison

Denne integrasjonen innebærer Denne integrasjonen sørger for arkivering av pensumlister fra pensumlistesystemet Leganto til Arkivsystemet Public360.

Her samles all nødvendig informasjon om integrasjonen.

Komme i gang:

Arkivering av pensumlister igang settes Leganto ansvarlige ved organisasjonen. En veiledning for dem er å finne her : https://dok.unit.no/arkivering-av-pensumlister

Følgende informasjon vil de trenge for å sette opp jobben (engangs jobb):

• Saksbehandler info : e-postadresse og feide-id til personen i Public360

...

• som skal sette som saksbehandler i saken (Hvis din institusjon ikke bruker feide-id, er det bare å se bort fra det)

• E-post varsling : e-postadresse(r) som varsling om status på arkivering vil sendes til. Det er anbefalt å ha med både systemansvarlige for fagsystemet og arkiv med.

• Prosjektnummer : Det er mulig (om ønskelig) å oppgi 2 prosjektnummer, en for saken og en for dokumentene. Hvis det er oppgitt prosjektnummer vil saken/dokumentene tilknyttes oppgitt prosjektnummer.

Videre må det meldes til SIKT at institusjonen ønsker å starte med automatisk arkivering slik at vi kan slå på jobben. Dette gjøres ved å sende e-post til kontakt@sikt.no. Bruk lenken her : Klikk her for bestilling

Info til arkivarer:

Denne integrasjonen vil på samme måte som flere andre integrasjoner arkivere dokumentene (i dette tilfellet Pensumlistene) til et felles Emne-sak.

I arkivet vil det opprettes (hvis det ikke finnes fra før) en sak pr Emne. Emne-koden fra FS vil være nøkkelen (Ekstern-id).

Metadataene for opprettelse av den felles Emne-saken finnes her, lenger ned på siden.

Metadataene for dokumenter finnes her, lenger ned på siden.

Detaljert Løsnigsbeskrivelse:

Løsningen består av 2 hoveddeler, innlesing av pensumlistene fra Leganto og arkivering av hver pensumliste til arkivsystemet. Den er komponert etter beste evne utifra brukerhistorier og mapping-dokument fra dokumentasjonsforvaltningen.

Saksbehandler:

Det er bestemt at hver institusjon skal oppgi en fast saksbehandler. Vedkommende vil settes som saksbehandler på alle saker og dokumenter.

Innlesing fra Leganto:

Integrasjonen sjekker jevnlig for eksistens av PDF filer i en gitt følgende mappe, på gitt Legantos sftp server. Filene skal

/home/pensum/arkiv/arkiveres

Filnavn på pensumlister vil være av formen :

UE_217_BAM122D_1_2020_HØST_1_0.8089696072933967_MAN111 Anestesisykepleie I -yrkesutøvelse med medisinsk og naturvitenskapelig grunnlag - H19.pdf (intern ID_Emnekode tittel på emnet)
NB! Foreløpig, forutsettes at Emnekoder ikke inneholder mellomrom. Ellers vil dette bli feil Samtidig skal 7585022297399504_BAM122D Ensemble 2 - H20V21(1).pdf

ID’en består av 7 elementer adskilt med underscore. dette bør gjøre det mulig å identifisere institusjon, emne-kode, år og termin

Samtidig vil det leses inn en parameter fil fra samme mapp med følgende navn : mef følgende sti :

/home/pensum/arkiv/pensumliste_arkivering.json

Paramater filen skal ha følgende format :

{
    "saksbehandler-epostadresseepost":"christina.elmar@unit.no",
    "saksbehandler-feideid": "asbjorn@unitchilma@unit.no",
    "epost-varsling": "aaa@uis.no, bbb@uis.no"
    "aarprosjekt-sak":2020 "ditt-prosjektnummer",
    "terminprosjekt-dokument": "VÅRditt-prosjektnummer",
}

PDF filen flyttes umiddelbart til Arkivert mappe når behandlingen starterHvis overføringen er vellykket, vil PDF filen flyttest til mappen :

/home/pensum/arkiv/arkivert

Ellers vil den havne i mappen:

/home/pensum/arkiv/feilet

Det vil også sendes en e-post til oppgitte e-post-adresse(r) i feltet epost-varsling i paramterfilen. Eposten vil inneholde info om resultat av arkiveringen.

Arkivering i Public360:

Til arkivering skal det brukes en samle-sak for hvert emne. Dette betyr, for hvert-emne vil det eksistere en sak. Hvis ikke vil det opprettes en.

Brukerhistorier / Usecase:

User-storiene tar utgangspunkt i at integrasjonen benytter PDF-filer fra Leganto direkte. (Alternativet er ville ha vært å bruke Leganto-API).

• Som administrator i biblioteksystemet Alma har vi opprettet pensumlister for alle emner som har gått en bestemt termin, for et bestemt emne ett bestemt år.

• Som administrator i Alma kan jeg definere et sett med emner som jeg kan kjøre en jobb for å eksportere til PDF. Resultatet legges i et bestemt mappe-tre på SFTP-serveren.

• PDF-filene vil ha en navngiving som ser slik ut: UE_203_SA6-410_1_2018_VÅR_1_0.80896960729339677770285369568677_MAN111 Anestesisykepleie I -yrkesutøvelse med medisinsk og naturvitenskapelig grunnlag - H19SA6-410 Politikk styring og endring i utdanningssektoren.pdf (intern ID_Emnekode tittel på emnet)

• Når det ligger eksporterte PDF-filer i mappe-treet på SFTp-serveren ønsker jeg at filene skal eksporteres til P360 og arkiveres.

• Når PDF’ene er vellykket arkivert ønsker jeg at filene flyttes på SFTP-serveren til en mappe som heter “Arkivert”. (Dette kan vi ikke gjøre helt uten videre, ikke til å begynne med i hvertfall. Filene vil flyttes med engang jobben er startet. En oversikt over hva som har gått bra og ikke vil komme i logg-oversikten

• Hvis arkivering av PDF’ene feiler, flyttes de på SFTP-serveren til en mappe som heter “Feillet”.

• Det vil uansett resultat, sendes e-post til alle e-postadresser oppgitt i feltet "epost-varsling" (kommaseparert liste)

• Som Administrator ønsker jeg kanskje å kunne selv starte arkiveringsjobben, eventuelt at den kjører regelmessig automatisk. Hva jeg ønsker avhenger litt av hvilke opplysninger/parametere som kreves for jobben.

• Som administrator trenger jeg å kunne angi noen parametere for arkiveringsjobben; f.eks. saksbehandler, år, termin etc.og e-postadresser for varsling av resultatet