Page Comparison

Denne integrasjonen innebærer sørger for arkivering av pensumlister fra pensumlistesystemet Leganto til Arkivsystemet Public360.

Brukerhistorier / Usecase:

Vi trenger brukerhistorier. Disse skal i ettertid kunne brukes som grunnlag for testing av integrasjonen.

…. Asbjørn fyller her noen setninger om hva brukerne skal kunne gjøre. Mest uklar for meg er oppbygging av pensumlistene. Går brukeren inn på hver enkelt emne og genererer pensumlisten ? Eller gjøres det på for en hel termin ? ….

Her samles all nødvendig informasjon om integrasjonen.

Komme i gang:

Arkivering av pensumlister igang settes Leganto ansvarlige ved organisasjonen. En veiledning for dem er å finne her : https://dok.unit.no/arkivering-av-pensumlister

Følgende informasjon vil de trenge for å sette opp jobben (engangs jobb):

• Saksbehandler info : e-postadresse og feide-id til personen i Public360 som skal sette som saksbehandler i saken (Hvis din institusjon ikke bruker feide-id, er det bare å se bort fra det)

• E-post varsling : e-postadresse(r) som varsling om status på arkivering vil sendes til. Det er anbefalt å ha med både systemansvarlige for fagsystemet og arkiv med.

• Prosjektnummer : Det er mulig (om ønskelig) å oppgi 2 prosjektnummer, en for saken og en for dokumentene. Hvis det er oppgitt prosjektnummer vil saken/dokumentene tilknyttes oppgitt prosjektnummer.

Videre må det meldes til SIKT at institusjonen ønsker å starte med automatisk arkivering slik at vi kan slå på jobben. Dette gjøres ved å sende e-post til kontakt@sikt.no. Bruk lenken her : Klikk her for bestilling

Info til arkivarer:

Denne integrasjonen vil på samme måte som flere andre integrasjoner arkivere dokumentene (i dette tilfellet Pensumlistene) til et felles Emne-sak.

I arkivet vil det opprettes (hvis det ikke finnes fra før) en sak pr Emne. Emne-koden fra FS vil være nøkkelen (Ekstern-id).

Metadataene for opprettelse av den felles Emne-saken finnes her, lenger ned på siden.

Metadataene for dokumenter finnes her, lenger ned på siden.

Detaljert Løsnigsbeskrivelse:

Løsningen består av 2 hoveddeler, innlesing av pensumlistene fra Leganto og arkivering av hver pensumliste til arkivsystemet. Den er komponert etter beste evne utifra brukerhistorier og mapping-dokument fra dokumentasjonsforvaltningen.

Innlesing fra Leganto:

Integrasjonen sjekker jevnlig for eksistens av PDF filer i følgende mappe, på Legantos sftp server.

/home/pensum/arkiv/arkiveres

Filnavn på pensumlister vil være av formen

UE_217_BAM122D_1_2020_HØST_1_0.7585022297399504_BAM122D Ensemble 2 - H20V21(1).pdf

ID’en består av 7 elementer adskilt med underscore. dette bør gjøre det mulig å identifisere institusjon, emne-kode, år og termin

Samtidig vil det leses inn en parameter fil mef følgende sti :

/home/pensum/arkiv/pensumliste_arkivering.json

Paramater filen skal ha følgende format :

{
    "saksbehandler-epost":"christina.elmar@unit.no",
    "saksbehandler-feideid": "chilma@unit.no",
    "epost-varsling": "aaa@uis.no, bbb@uis.no"
    "prosjekt-sak": "ditt-prosjektnummer",
    "prosjekt-dokument": "ditt-prosjektnummer",
}

Hvis overføringen er vellykket, vil PDF filen flyttest til mappen :

/home/pensum/arkiv/arkivert

Ellers vil den havne i mappen:

/home/pensum/arkiv/feilet

Det vil også sendes en e-post til oppgitte e-post-adresse(r) i feltet epost-varsling i paramterfilen. Eposten vil inneholde info om resultat av arkiveringen.

Arkivering i Public360:

Til arkivering skal det brukes en samle-sak for hvert emne. Dette betyr, for hvert-emne vil det eksistere en sak. Hvis ikke vil det opprettes en.

Brukerhistorier / Usecase:

User-storiene tar utgangspunkt i at integrasjonen benytter PDF-filer fra Leganto direkte. (Alternativet er ville ha vært å bruke Leganto-API).

• Som administrator i biblioteksystemet Alma har vi opprettet pensumlister for alle emner som har gått en bestemt termin, for et bestemt emne ett bestemt år.

• Som administrator i Alma kan jeg definere et sett med emner som jeg kan kjøre en jobb for å eksportere til PDF. Resultatet legges i et bestemt mappe-tre på SFTP-serveren.

• PDF-filene vil ha en navngiving som ser slik ut: UE_203_SA6-410_1_2018_VÅR_1_0.

...

• 7770285369568677_

...

• SA6-410 Politikk styring og endring i utdanningssektoren.pdf (intern ID_Emnekode tittel på emnet)

• Når det ligger eksporterte PDF-filer i mappe-treet på SFTp-serveren ønsker jeg at filene skal eksporteres til P360 og arkiveres.

• Når PDF’ene er vellykket arkivert ønsker jeg at filene flyttes på SFTP-serveren til en mappe som heter “Arkivert”.

• Hvis arkivering av PDF’ene feiler, flyttes de på SFTP-serveren til en mappe som heter “Feillet”.

• Det vil uansett resultat, sendes e-post til alle e-postadresser oppgitt i feltet "epost-varsling" (kommaseparert liste)

• Som Administrator ønsker jeg kanskje å kunne selv starte arkiveringsjobben, eventuelt at den kjører regelmessig automatisk. Hva jeg ønsker avhenger litt av hvilke opplysninger/parametere som kreves for jobben.

• Som administrator trenger jeg å kunne angi noen parametere for arkiveringsjobben; f.eks. saksbehandler,

...

… Så må skal jeg (armaz) utifra mapping-dok til Kadri komme med forslag til tekst her om hvordan skal brukerne/arkivarene kunne finne de arkiverte dokumentene i Public360.

Løsningsforslag:

Løsningen består av 2 hoveddeler, innlesing av pensumlistene fra Leganto og arkivering av hver pensumliste til arkivsystemet.

Saksbehandler:

Innlesing fra Leganto:

Det vil skje via FTP. Pensumlistene vil legges på en SFTP område som PDF filer.

… mappen de vil legges under
… oppbygging av filnavn

Arkivering i Public360:

...

• og e-postadresser for varsling av resultatet