Page Comparison

...

Innledning

Dette er enenkel integrasjon for arkivering av pensumlister fra Legato til arkiv-systemet. Brukerne (av leganto) eksporterer ønskede pensumlister til gitt folder på en SFTP server. Integrasjonen plukker opp filene, samt en konnfig-fil i form av json-fil og sender dem til arkiveringDenne integrasjonen kalles også jobbnorge-integrasjonen. Den sørger for mottak av rekruterings-filer og arkivering av dem gjennom p360-arkiv-appen. Alle institusjoner bruker Jobbnorge, bortsett fra Oslomet som bruker Varbi.

Jobbnorge/Varbi sender rekruterings-filer som skal arkiveres som PDF’er (Varbi sender også noen gager wordfiler) og en XML med nødvendige metadata. Filene mottas og lagres i S3. Men så fort XML’en kommer (som skal alltid komme etter), blir de plukket opp og sendes til arkivering.

PS! Denne integrasjonen har også en grafisk grensesnitt med egen API som tillater brukerne se status på overføringer, rette dem opp og sende dem på nytt.

Til arkivering, benyttes p360-arkiv-appen

Veiledning og virkemåte: https://www.jobbnorge.no/about/rekrutteringsverktoy/integrasjoner/

Nøkkel info

Oversikt

Bakgrunn

Arkivering av pensumlister er et krav som alle institusjoner skal oppfylle. Oppdraget og bestillingen kommer fra Arbeidsgruppen for dokumentasjonsforvaltning.filer fra rekruteringsystemet er lovpålagt.

Interessenter

Dette er en leveranse til både Arkiv og Bibliotek-tjenesten (ved Asbjørn Risan). Kostandene deles derfor mellom disse 2 Rekrutering. Kostandene føres på rekrutering.

Arkiv har produsert og bestemt den såkalte mappinsdokument mappinsdokumentet som definerer hvordan oppgavene skal arkiveres i arkiv-systemet.

Brukerhistorie

• Leganto medarbeider eksporterer pensumlister som ønskes arkivert. Pensumlistene arkiveres autoatisk til riktig sak i Arkiv-systemet.Bruker av rekruteringsystemet bruker rekruteringsystemet som vanlig uten å tenke på arkivering. Arkivering skjer automatisk i bakgrunnen av seg selv. Ny sak opprettes ved behov og dokumentene arkiveres.

• Bruker sørger for å registrere en saksnummer på rekruterings-saken, ellers bruker systemet som normalt. Arkivring skjer i bakgrunn av seg selv og dokumentene arkiveres i oppgitt saksnummer.

Systemer/tjenester

• Detaljert liste av alle innvolverte systemer/tjenester Hva utveksler data? Fra hvor / Til hvor?

  Tabellen under tar for seg BARE

...

Behandlingstid/responstid og volum

• Integrasjonen ikke tatt til bruker nå; ingen data!Fylles av babak

Feilhåndtering, konsekvenser av feil og overordnet risikoanalyse

Generelt vil status og dermed eventuelle feil være synlig og tilgjengelig for institusjonen via logg-oversikten. Det er også utarbeidet mulighet for at enkelt personer ved institusjonen kan melde seg på for mottak av feilmeldinger på epost daglig.

Videre har vi overvåkning av loggene via Humio for å fange opp feil-situasjoner utenfor institusjonens virkeområde, som f.eks. utilgjengelige API endepunkter og bugs i kodenVed feil, vil det sendes e-poster til oppgitte brukere (de meldes til oss via e-post) ved hver institusjon. I tillegg vil vi kunne se det i loggene våre i humio. Brukerne kan oftest selv fikse og resende.

• Hva skjer ved overload i kø?

  • Det skjer ikke. Men om vi skulle på grunn av noe feil ikke motta meldingene fra eksamensystemene, vil : Inspera vite om det og sende dem på nytt. Wiseflow: er basert på polling, så vi kan alltid polle igjenI verste fall vil Jobbnorge (rekruteringsystemet) få tilbakemelding om feil. De vil da sende på nytt ved seinere anledning.

• Hva skjer med ufullstendige meldinger?

  • De vil feile og det vil vi oppdage i loggene og kan ta aksjon basert på detVi har ingen forhåndsjekk av melding struktur. Avhenig av når feilen merkes vil enten Kilde-systemet få beskjed eller brukerne.

• Inneholder meldingene personopplysninger?

  • Merk at det utveksles mange “meldinger” mellom ulike systemer i løpet av en integrasjon. Melinger fra eksamensystem inneholder ikke noe persondata, men data vi henter fra FS basert på de meldingene gjør det. Filene vi arkiverer (som kommer fra eksamensystemene) kan også potensielt inneholde personopplysninger. Ja

• Noe om viktige feil/situasjoner som må passes ekstra på (som kan ha stor konsekvens) :

  • Oppgavene ikke arkiveres (miste meldinger)

  • Oppgaver arkiveres med feil info. (feiltolking eller feil logikk)

  • Oppgaver arkiveres med feil tilganger (slik at oppgaver som ikke skal være offentlige, arkiveres slik at de blir offentlig synlige)Lager for mange dokumentter/saker og dermed roter til Arkivsystemet

  • Dokumenter arkiveres i feil institusjon

  • Dokumenter forsvinner uten noe melding eller spor

Kommentarer