Dette Denne dokumentasjonen er ment som en løsningsbeskrivelse for overføringen arkivering av klage saker fra FS til Arkivet (Public360).
...
Både søknad og besvarelsen er genererte PDF’er basert data fra FS. Her er et eksempel. XX Knut, har du eksempler ? XXX
Arbeidsflyt
Det første dokumentet som kommer inn for en klage-sak, vil det trigge oppretting av en sak i Public360. Som oftest vil det jo være selve søknaden. (men f.eks. ved oppstart kan det hende man ikke får med seg søknaden, og da vil besvarelsen bli det første og siste dokumentet i saken).
Når besvarelsen kommer inn, vil saken automatisk avsluttes og søknaden vil avskrives med en merknad.
Metadata
Løsningen settes opp slik at følgende meta-data skal kunne For eksempler på disse, se bilder nederst i dokumentet
Arbeidsflyt
Kort fortalt fungerer arbeidsflyt slik at student som ønsker å klage på karakter sender inn en klage gjennom Studentweb – klagen registreres i FS hvor den knyttes opp til sensor gjennom fagpersonweb. Etter vurdering registrerer sensor klagen i FS hvor den oppdateres i Studentweb samtidig som den varsler studenten om resultat pr epost. Inngående klage og utgående resultat overføres som en informasjonspakke med metadata i form av pdf.
Metadata
En del av metadata er fast spesifisert og kan ikke endres/settes for hver institusjon. Her er listen over dem:
Metadata element | Verdi | Merknad |
|---|---|---|
Tittel sak | Klage på karakterfastsetting_ [emnekode] | NB! Dette gjelder “klage på sensur” |
Kobling student til sak [søker] | student | Studenten legges til som sakspart/ søker på saksnivå |
Tittel inngående dokument | Klage på karakterfastsetting_ [emnekode + emnetittel] | NB! Dette gjelder “klage på sensur” |
Tittel utgående dokument | Resultat etter klage på karakterfastsetting [emnekode + emnetittel] | NB! Dette gjelder “klage på sensur” |
Status sak | Under behandling/ Avsluttet * | Sak opprettes i arkivsystem i det FS registrerer mottatt klage Status blir satt til under behandling. Ved utsendelse av vedtak overføres utgående dokument og saken får status Avsluttet |
Status dokument | Arkivert | Dokumentet får status arkivert i det det overføres arkivsystem. Denne status er nødvendig for å få til en automatisk avskriving av inngående dokument. I det sensor bekrefter ny karakter som er lagt inn i FS varsles student om vedtak. Utgående brev overføres public 360 og saken får status avsluttet |
Avskrivning /dokumentmerknad |
| Alle inngående dokumenter avskrives automatisk – i tillegg dokumenteres dette i dokumentets merknadsfelt  |
Avsender inngående brev | Student | Avsender mottaker kobles til den aktuelle studentens privatpersonkort i public 360. Disse oppdateres fra FS. Fødselsnummer brukes som identifikator |
Mottaker utgående brev | Student |
|
Saksansvarlig | Integrasjonsansvarlig | Saksansvarlig er foreløpig løst ved å sette inn en person som er systemansvarlig for FS. Dette er en foreløpig løsning om er gjort for at denne personen enkelt skal kunne overvåke integrasjonsløsningen. Det er mulighet for å legge til en saksbehandler til hver stedkode i FS (fakultet / institutt) men det er ikke muligheter for flere saksbehandlere. Skifte av saksbehandlere må gjøres manuelt i FS. Løsningen er en automatisering og det opprettes ikke saksbehandlere i FS i tradisjonell. Klagen går direkte til sensor som følger opp med handling. Sensor er det nærmeste man kommer en saksbehandler in denne transaksjonen Hvis klagen ikke blir fulgt opp av sensor innen gitte frister sendes epostvarsel til den avdeling som har ansvaret for den enkelte eksamen. Ettersom dokumentene ikke saksbehandles men utelukkende arkiveres i arkivsystem er det lite behov for kobling og tilgang for saksbehandler. Statistiske forhold kan vedlikeholdes pr dags dato |
Tidspunkt for overføring |
| Alle dokumenter overføres på kveldstid og om ettermiddag to ganger i døgnet |
Men disse kan spesifiseres av hver enkelt institusjon selv, i FS.
...
Dette sikrer stor frihet mht. hvordan hver enkelt institusjon velger å sette opp dette selv.
Andre viktige metadata :
Saksbehandler : e-post adressen til saksbehandler sendes fra FS. Saksbehandler settes bestemmes i FS XXX fylles av Knut XXXX
...
Eksepler på generete PDF filer
...